安田が時間管理に使っている５つのツール

投稿日: 2024年10月3日

フラスコ代表、安田です。最近は時間術の本を執筆しているので、頭の中が時間術になってます。なので、僕が時間管理に実際に活用しているツールを５つ、厳選してお伝えします。ちなみに、手帳は使っていません！

ノート

まずはもちろんこれ。安田と言えば手書きのノート。と言っても『ノート術大全』にも書いた気がしますが、「何でも紙で管理しよう」とは全く考えていません。ノートを使うのはあくまで、「タスクの洗い出し」です。長期のスケジュールを考えたり、向こう１ヶ月くらいのやるべきことを考えるときに、ノートは威力を発揮します。

とにかくノートに向かい、頭に浮かぶことを全部書いていく。一人合宿ですね。その中で出てきたやりたいこと、やらなければいけないことを洗い出していきます。一人合宿の最後にはだいたい、「当面のタスク」という感じのテーマで考えます。何をやるのかと、いつやるのかですね。優先順位はつけません。

Notion

それで、洗い出したタスクを忘れてしまわないように、Notionというアプリで作ったデータベースに入力します。これの作り方はYouTubeで検索するといくつか出てくるので、興味ある方はそちらで。ちなみに僕のデータベースは「来年以降（長期）」「年内にやること」「１ヶ月以内」「今日やること」に分かれています。

タスクの名称と期限を入れておくと、期限が近いものが徐々に上がってくる仕組みです。１ヶ月以上先のものは備忘で入れてあるだけで、普段見るのは１ヶ月以内くらいまでです。「今日やること」はあとで出てくるフセンに落とします。やるべきことは全てNotionに入っているので、忘れてしまうことがないという安心感が大きいですね。

うっかり〆切を忘れるとか、タスク自体を忘れるという人のことが、信じられません。まだ記憶に頼って仕事をしているの？という驚きがありますね。記憶に頼っていたら、抜け漏れが出るに決まっているじゃないですか。人間の記憶って、そういうものでしょって思っちゃいます。

Googleカレンダー（Refills）

日時のレベルでいつやるか決めたタスクは、予定表に移します。タスクをスケジュールに変えるのは、重要だと思っていて。いつまでにやらないといけないという〆切を、いつやるという具体的なスケジュールに変える。これで、そのタスクが完了される可能性が大きく高まります。これによって、〆切に追われることがなくなります。

「手帳は何を使ってますか？」と聞かれることが多くて、当然紙の手帳を使ってますよねというニュアンスなのですが、僕は手帳は使っていません。昔は使っていましたが、今はもうスマホが圧倒的に便利です。Googleカレンダーの派生アプリ（？）であるRefillsというのを使っています。見た目もシステム手帳っぽくなって良い感じ。

スケジュール管理にデジタルを使うメリットはたくさんあります。繰り返しの予定を入れるのが簡単ですし、予定の変更も容易。PC・（タブレット・）スマホ・スマートウォッチの各デバイス間で共有もされます。僕はやっていませんが家族やチーム間で共有することもできます。何より、スマホ（か時計）はいつも持っていますからね。

フセン

なのですが、「今日やること」となると急に紙を使います。75×75という正方形のフセンを大量に買っておいて、それに１日でやることを書きます。予定とタスクの両方を１枚に書きます。タスクは１つが30分以内に細分化して、せいぜい5〜6個に絞ります。基本的には、先述のNotionから落としてくるだけです。

それで、その日の最重要タスクであるハイライトを１つ選ぶ。その日はハイライトだけ完了したらもう帰っても良いというくらいの気持ちで臨むと、気がついたら６個くらいのタスクが全て完了しています。そうなったらあとはNotionの先日付のものから新たなタスクを持ってきても良いですし、帰っても構いません。

遊んでも良いし、本を読んだり映画を見たりインプットに充てるのも良いでしょう。新しい何かを生み出すような、クリエイティブなことをするのがベストですけどね。

メール（smart）

番外編はこれ、メールですね。PCでは標準のメール、スマホではsmartというアプリを使っています。どう使っているかというとシンプルで、未処理のメールを未読ボックスに残しているだけです。ちゃんとした仕事（他に失礼）の依頼っていまだに、結構メールで来るんですよ。で、そういう話はそれなりにややこしいと。

そうなったら、メールボックスにそのメールを置いたまま「保留」にします。まあNotionに落とすこともありますが、要はそのメールが進捗を一番良く表現しているので。基本は打ち返して、ボールを向こうが持っている状態にして放置します。タスクが相手の返信待ちで進まないというのはストレスなので、メールを残して忘れます。メッセンジャーやLINEも同じです。覚えていないといけないことをできるだけゼロにします。

備忘のために自分にメールを送ったりはしません。移動中とかにタスクが発生したり思い出したりした場合には、カレンダーアプリの明日の日付のところに入れますね。で、翌日の朝にフセンに転記するか、Notionに落とす。そうすることで僕の頭の中は、そのとき考えるべきことに集中できるというわけです。ざっくり書きましたけど、何となく伝わりましたかね。