たった１つの「今日やるべきこと」に集中する

投稿日: 2024年6月14日

フラスコ代表、安田です。ここのところは出版もあって、僕にしてはわりとやることが多い状態になっていました。タスク管理のルーチンに救われたので、そのタスク管理の話を。

忙しさの正体

僕は、「忙しい」とか「バタバタしている」という言葉を使いません。「やることが多い」「〆切が近い」くらいの表現をすることはあっても。忙しさというのは客観的な状態ではなく、頭の中の混乱でしかないと考えているからです。「忙しい」というのは、「やることの優先順位が決められずに混乱している」だけなんです。

本当に「寝る間もないほど忙しい」みたいな状態になってしまっているのであれば、その人はプロフェッショナルとして失格です。そんな状態になることが予想できているならいくつかのタスクは断らないといけませんし、予想できていないならプロジェクト管理、タスク管理ができていないということですから。

タスク（Todo）管理の考え方ですが、人間は基本的にはシングルタスクです。ジョギングをしながら音楽を聴くくらいのことはできますが、集中して考えることができるのは１つだけです。なので、「いま、ここ」で何に集中するかを１つだけ決めるのが大原則です。

長期のタスクはNotionで

まず全体像からいきますが、頭の中にあるタスクを紙のノートに書き出すところから始めます。「そんなことをしている時間はない」と思うかもしれませんが、そんなわけがありません。30分もあればタスクを書き出すことはできますから、スマホを手放してカフェにでも行き、集中する時間を30分だけ確保して下さい。

ノートにタスクを書き出したら、それらに期限を決めていきます。明確な〆切があるもの、急ぎでやらないといけないもの、まあ今月中・今週中には終わらしておきたいよね・・・。判断基準はいろいろあるでしょうが、とにかく期限を決めていく。期限というか、期日かな。いつやるのかを決めていくんです。

それができたら、何らかのスケジュール管理ツールに入力しましょう。僕はNotionでデータベースを作り、「今日やること」「１ヶ月以内にやること」「年内にやること」「来年以降にやること」に分けて管理しています。期日が迫るごとにだんだん表示位置が上がってきて、それが可視化できるようなシステムですね。

今日やることをフセンに書く

そうしたら毎朝（理想は前日の帰宅前）、期日が今日・明日くらいのものの中からいくつか「今日やること」を決めて、フセンに書き出します。正方形のタイプ（75mm×75mm）を愛用していて、これにその日の予定と５〜６個のタスクを箇条書きで書きます。タスクが終わったら、それを横線で消していきます。

なぜ細いフセンではなく正方形のものを使うかというと、細いフセンだと１枚だけ剥がれてなくなっても気づかない（カフェとオフィスとか、移動するので）し、たくさんのフセンが貼ってあることがストレスになるからです。タスクが１つ終わったら剥がして捨てていくのも気持ち良いのですが、デメリットの方が大きい気がします。

ここでのポイントは、１つのタスクは30分以内のものにするということです。大きすぎるタスクは「どうせ完了しない」と感じて着手できないことが多いですから、30分程度の「やればすぐ終わる」ものに分ける方が進みます。実際にはそこまで厳密にやりませんが、１時間かかるものなら２つに分割するイメージです。